Voor veel bedrijven is het bekend, er wordt heel erg veel vergaderd. We zitten gemiddeld bijna 30 uur per maand aan de vergadertafel. Toch geeft 85% van de werknemers aan dat ze hun tijd productiever kunnen besteden aan hun bureau. Die cijfers geven aan dat effectief vergaderen in de meeste gevallen totaal niet plaats vindt en daarnaast kost nutteloos vergaderen ook nog eens klauwen met geld.
Hoeveel kost vergaderen?
Volgens een onderzoek van Synovate/Interview NSS uitgevoerd in 2007 en gepubliceerd in de volkskrant zijn we verschrikkelijk veel geld kwijt aan vergaderen. Op basis van een steekproef onder 950 werkende Nederland kwam dat we in Nederland ongeveer 60 miljard euro per jaar kwijt zijn aan vergaderen. Deze kosten zijn na 2007 naar alle waarschijnlijkheid alleen maar gestegen. Daarnaast kwam uit het onderzoek ook nog eens dat 9 van de 10 (!) vergaderaars wel eens afgeleid zijn tijdens de vergadering.
Zover hebben we dus een aantal gegevens verzameld.
- We vergaderen gemiddeld bijna 30 uur per week;
- 85% van de werknemers zegt hun tijd effectiever te kunnen besteden aan hun bureau;
- 9 op de 10 vergaderaars is afgeleid;
- Per jaar kosten vergaderingen ons 60 miljard euro.
Deze gegevens geven een duidelijk probleem weer. We vergaderen namelijk te veel en het is vrijwel altijd niet effectief. Het is daarom belangrijk, wil je als bedrijf de vergaderkosten drukken en de efficiëntie verhogen, als bedrijf te weten hoe je wél moet vergaderen. Effectief Vergaderen heeft namelijk ook een hoop positieve kanten.
Vergader met een doel
Is voordat de vergadering begint niet duidelijk voor iedereen wat het doel is van de vergadering? In dat geval draait de vergadering vaak uit op ‘lang lullen zonder echt resultaat’. Iedereen moet van tevoren het doel van de vergadering weten.
Laat van tevoren het doel weten
Daarom, laat op tijd weten waarover je gaat vergaderen en wat het doel van de vergadering is. Zo voorkom je dat er andere onderwerpen worden aangesneden en blijf je dus on-topic.
Bepaal rollen
Gestructureerd te werk gaan werpt eigenlijk altijd zijn vruchten af, zo werkt het ook met vergaderen. Heb je een vaag en veel te breed onderwerp en ga je maar gewoon met zijn allen bij elkaar zitten, dan zal de vergadering lang duren en eigenlijk geen effect hebben. Het is daarom van belang om een vergadering voor te bereiden.
Een manier om voor een gestructureerde vergadering te zorgen is om een voorzitter aan te wijzen, deze bereid de vergadering en de punten in de vergadering voor. Daarnaast is het de verantwoordelijkheid van de voorzitter dat over elk punt niet te lang wordt gepraat en dat, mocht de vergadering van het onderwerp af wijken, hij de vergadering weer terug stuurt naar wat werkelijk van belang.
Nodig de juiste personen uit
Uit onderzoek is gebleken dat een vergadering effectiever is naarmate er minder mensen aanwezig zijn. Ook kwam eruit dat, zodra er meer dan 8 mensen present waren, de vergadering niet meer zijn gewenste effect had.
Effectief vergaderen doe je staand
Huh? Staand vergaderen? Dat is toch wel de meest bekende reactie op het horen van dit idee. Maar toch is het staand vergaderen bezig aan een opmars binnen het bedrijfsleven, het heeft namelijk een groot aantal voordelen. Allereerst is het wetenschappelijk bewezen dat staan gezonder is dan zitten, maar belangrijker is dat uit onderzoek is gebleken dat, wanneer je staand vergaderd, de vergadering maar liefst 34% korter duurt! Er wordt namelijk een stuk effectiever vergadert.
